Не е нужно да си еднакво продуктивен през цялата година

Има едно много популярно разбиране за продуктивността: ако сме достатъчно дисциплинирани, организирани и мотивирани, би трябвало да можем да поддържаме приблизително едно и също ниво на енергия и резултати всеки ден.

Само че човешкото тяло не работи така.

Замисли се за себе си през февруари и през юни. Вероятно не се чувстваш по един и същи начин. През зимата може да ти се иска повече сън, да имаш по-малко желание за социални контакти и по-трудно да се накараш да спортуваш. През лятото дългите дни, светлината и времето навън могат да ти дадат съвсем различно усещане за енергия.

И това не означава, че през февруари си „по-мързелив“.

Означава, че си човек.

Наскоро попаднах на интересна статия на поведенческия учен и психолог Маша Ремскар от Arizona State University, публикувана в The Conversation, която разглежда именно тази идея: способността ни да се справяме със стреса и да бъдем продуктивни не е постоянна величина. Тя се променя според сезоните, биологичните ни ритми и натоварването около нас.

Оригиналната статия в The Conversation

За мен тази идея е особено интересна, защото променя начина, по който мислим за планирането.

Вместо да се опитваме да изстискаме еднаква продуктивност от себе си всеки ден, можем да започнем да планираме според реалния си капацитет.

Продуктивността не е константа

Когато говорим за продуктивност, често мислим за времето като за единствения ограничен ресурс.

Имаме 24 часа.

Затова си правим график:

• 8 часа работа;
• 1 час спорт;
• 1 час за дома;
• време за семейство;
• време за учене;
• време за почивка;
• и още няколко задачи, които някак си трябва да се поберат между всичко останало.

Проблемът е, че 24-те часа са еднакви, но ние не сме.

Капацитетът ни в понеделник сутрин може да бъде различен от този в петък вечер. Капацитетът ни през юли може да бъде различен от този през януари. А способността ни да понесем още един проблем в период, в който вече сме претоварени, може да бъде съвсем различна от тази, която имаме след добра почивка.

Според Ремскар устойчивостта на стрес не е фиксирана характеристика, а динамичен баланс между физическите и психическите ни ресурси и изискванията, които поставяме пред себе си. Различни цикли се наслагват един върху друг – от ежедневния ни биологичен часовник до сезоните и социалните ритми.

И точно тук според мен се крие една важна грешка в начина, по който планираме.

Планираме задачите, но не планираме капацитета си

Можем да имаме прекрасен списък със задачи.

Но ако в него няма никакво място за въпроса „С какъв капацитет разполагам днес?“, планът ни може да се превърне в източник на допълнителен стрес.

Представи си два дни.

Ден А

Спал си добре.
Събудил си се отпочинал.
Имаш енергия.
Нямаш спешни проблеми.
Работата върви.

В такъв ден два часа дълбока работа, тренировка, срещи и няколко административни задачи може да не са никакъв проблем.

Ден Б

Спал си лошо.
Работата е натоварена.
Имаш конфликт или личен проблем.
Прекарваш часове в срещи.
Навън е студено и тъмно.
Вече си използвал голяма част от психическата си енергия.

Ако приложиш същия план от Ден А, вероятно ще се почувстваш като провал.

Но проблемът не е непременно в дисциплината ти.

Условията са различни.

Това е една от причините да харесвам идеята за планиране като система, а не просто като списък със задачи.

Нашите вътрешни часовници също имат значение

Човешкото тяло има множество ритми.

Един от най-познатите е циркадният ритъм – приблизително 24-часовият цикъл, който влияе върху съня, бодърстването и редица други процеси.

Има значение и хронотипът – естествената ни склонност да бъдем по-бодри и продуктивни в определени часове. Някои хора функционират чудесно рано сутрин. Други се „включват“ по-късно.

Това означава, че не е задължително най-трудната ти задача да бъде поставена в 8:00 сутринта само защото така пише в някой наръчник за продуктивност.

Ако твоят мозък работи най-добре между 10:00 и 13:00, защо да не запазиш тези часове за работа, която изисква концентрация?

Вместо да се борим постоянно със себе си, можем да използваме собствените си ритми като част от системата.

И сезоните имат значение

Сезоните променят не само времето навън.

Променят светлината, температурата, начина, по който прекарваме свободното си време, движението ни, социалните контакти и дори ежедневните ни навици.

Статията посочва, че през зимата енергията може да спадне, социалността да намалее, а придържането към тренировъчен режим да стане по-трудно. Пролетта и лятото, от друга страна, често са свързани с повече активност и социални контакти.

Това не означава, че трябва да приемем:

„Зима е, затова нищо няма да правя.“

Напротив.

Означава, че можем да направим по-реалистичен план.

Например през зимата:

• да си оставяме малко повече време за сън;
• да не очакваме тренировките ни винаги да са с максимална интензивност;
• да планираме повече време за възстановяване;
• да не натъпкваме всяка свободна вечер със задачи.

А когато дойде период, в който естествено имаме повече енергия, можем да използваме този ресурс.

Това е много различно от това да се отказваме.

Просто разпределяме усилията по-умно.

Може би трябва да планираме годината на вълни

Тук аз бих надградила идеята от статията с нещо, което намирам за особено полезно в практиката: вместо да очакваме еднакъв ритъм през цялата година, можем съзнателно да планираме сезони на натоварване и сезони на възстановяване.

Това всъщност е логиката зад много други системи.

В бизнеса има пикови периоди и по-спокойни периоди.

В спорта има натоварване и възстановяване.

В проектите има интензивни фази и фази на подготовка.

Защо тогава очакваме от самите себе си да работим на 100% през цялото време?

Например можеш да решиш:

Пролет: повече спорт, нови проекти, повече социални активности.

Лято: работа, но с повече време навън и по-кратки работни дни, когато е възможно.

Есен: връщане към по-структуриран режим и по-сериозен фокус върху професионални цели.

Зима: приключване на важни проекти, анализ, учене, планиране и повече възстановяване.

Разбира се, животът няма да се съобрази перфектно с този график.

Но и не е необходимо.

Целта не е да предвидим всичко.

Целта е да спрем да се изненадваме, че капацитетът ни се променя.

Три стъпки за планиране според собствения ти ритъм

Авторката предлага три основни стъпки: признай, интегрирай и адаптирай.

Аз бих ги превела на езика на ежедневното планиране така.

1. Признай

Първо, приеми, че не си машина.

Наблюдавай кога имаш най-много енергия и кога най-малко.

Можеш дори за един месец да си записваш:

• колко часа си спал;
• кога си бил най-концентриран;
• кога си имал най-много енергия;
• кога си бил раздразнителен или изтощен;
• какво количество работа си успял да свършиш;
• колко време си прекарал в движение;
• как се е отразила почивката.

Не е необходимо да превръщаш живота си в научен експеримент.

Просто започни да забелязваш закономерностите.

2. Интегрирай

След това промени плана си така, че да използва тези закономерности.

Ако си най-концентриран сутрин – остави сутрините за най-важните задачи.

Ако следобед имаш спад – не планирай тогава най-трудната си работа.

Ако през зимата ти е по-трудно да тренираш интензивно – направи движението по-лесно за изпълнение, вместо да го изоставяш.

Ако знаеш, че след тежък работен период си изтощен – не планирай веднага след него още десет ангажимента.

Това не е слабост.

Това е управление на ресурсите.

3. Адаптирай

Има обаче една важна уговорка.

Не можем винаги да се съобразяваме с идеалните условия.

Понякога имаш среща в 8:00.

Понякога крайният срок е утре.

Понякога детето е болно.

Понякога клиентът има нужда от нещо спешно.

Понякога просто трябва да свършиш работата.

Затова целта не е да построим живот без стрес.

Целта е да изградим достатъчно голям буфер, така че да можем да понасяме неизбежните периоди на натоварване.

Сън.
Храна.
Движение.
Почивка.
Време без задачи.

Тези неща изглеждат обикновени, но именно те създават резерв, от който можем да черпим, когато животът стане по-труден. Статията също препоръчва достатъчен сън, разнообразно хранене и редовна физическа активност като основа за устойчивост.

Какво означава това за списъка ти със задачи?

Може би е време да добавим още една категория към дневното планиране.

Не само:

Какво трябва да направя?

А и:

С какъв ресурс разполагам?

Например сутрин можеш да си дадеш оценка от 1 до 5:

Енергия: 4/5
Концентрация: 5/5
Стрес: 2/5
Сън: 4/5

И тогава да планираш съответно.

При висок капацитет:

→ сложна задача
→ важни решения
→ дълбока работа
→ тренировка

При нисък капацитет:

→ административни задачи
→ подреждане
→ леки срещи
→ рутинна работа
→ възстановяване

Това не означава да използваш ниската енергия като оправдание.

Точно обратното.

Означава да използваш правилния тип усилие в правилния момент.

Има разлика между мързел и нисък капацитет

Това според мен е една от най-полезните идеи, които можем да извадим от темата.

Понякога си мислим:

„Не ми се работи. Значи съм недисциплиниран.“

Но може би въпросът трябва да бъде:

„Какво ми казва този спад?“

Може да е липса на сън.

Може да е натрупан стрес.

Може да е прекалено много срещи.

Може да е период от годината, в който естествено сме по-малко активни.

Може просто да е момент, в който имаме нужда от почивка.

Разбира се, понякога отговорът наистина е „трябва да се стегна и да свърша задачата“.

Но ако всеки спад автоматично определяме като мързел, пропускаме важна информация.

Самонаблюдението не отменя дисциплината. То прави дисциплината по-умна.

А какво означава това за работата?

Тази идея е особено интересна за хора, които работят в екипи.

Ако работиш с хора от различни държави и часови зони, те буквално могат да се намират в различни сезонни и дневни ритми.

Един човек може да работи в разгара на лятото, а друг – през зимата. Един може да е в най-продуктивните си сутрешни часове, докато другият вече е към края на работния си ден.

Затова доброто управление не би трябвало да означава просто:

„Всички работим еднакво.“

По-скоро:

„Системата ни позволява да работим ефективно, въпреки че хората имат различен капацитет.“

Авторката посочва и значението на психологическата безопасност – възможността служителите спокойно да говорят за натоварването, стреса и колебанията в продуктивността. Според цитираното в статията проучване от 2024 г., обхванало близо 28 000 служители в 16 държави, хората, които се чувстват по-некомфортно да повдигат такива теми, са приблизително с 10% по-склонни да напуснат.

Това е важен урок не само за HR.

Това е урок за всеки, който управлява хора.

Не се опитвай да бъдеш машина

Една от любимите ми идеи в планирането е, че добрата система не трябва да те кара да се чувстваш постоянно изостанал.

Тя трябва да ти помага да разбираш какво е важно, кога да го направиш и с какви ресурси разполагаш.

Понякога най-продуктивното нещо, което можеш да направиш, е да свършиш пет важни задачи.

Понякога е да свършиш само две.

А понякога е да си легнеш по-рано.

Това не означава да свалим стандартите си и да започнем да оправдаваме всяко бездействие.

Означава да приемем една проста реалност:

Не можем да дадем един и същ резултат от един и същ ресурс във всеки момент.

И когато го приемем, планирането става по-реалистично.

Малък експеримент за тази седмица

Не променяй целия си живот.

Само наблюдавай.

В края на всеки ден запиши три неща:

1. Кога имах най-много енергия?

2. Коя задача ми беше най-лесна и коя – най-трудна?

3. Какво повлия на капацитета ми днес?

След седмица погледни отговорите.

Може да откриеш, че винаги си най-концентриран сутрин.

Или че след поредица от срещи вече не можеш да вършиш качествена дълбока работа.

Или че когато не си оставиш време за почивка, на следващия ден плащаш цената.

Това са данни.

А доброто планиране започва именно от реалността, а не от идеалната версия на нас самите.

Не си по-малко продуктивен. Просто си различен

В края на статията си Маша Ремскар задава интересен въпрос: същият ли си през февруари и през юни?

Вероятно не.

И това не е дефект, който трябва да поправиш.

Това е ритъм, с който можеш да работиш.

За мен това е чудесно напомняне, че планирането не е изкуството да натъпчеш повече задачи в календара.

То е изкуството да разпределиш правилните задачи според времето, ресурсите и реалния си живот.

Не е нужно да бъдеш еднакво продуктивен всеки ден.

По-важно е да можеш да бъдеш устойчив в дългосрочен план.

Защото целта не е да спечелиш един невероятно продуктивен ден.

Целта е да създадеш живот, в който можеш да продължаваш да се движиш напред и след седмица, и след месец, и след година.

Не планирай сякаш си машина. Планирай като човек.